Mengenal E-Procurement, Sistem Pengadaan Barang Jasa Secara Digital

 

 

 

katalog elektronikTentunya procurement dipakai oleh perusahaan untuk mendapatkan barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian, perusahaan akan jauh lebih efisien dan efektif ketika mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. Seiring berjalannya waktu, sistem procurement ini bisa dilakukan digital. Seperti apa ya?

 

Mengenal Procurement Konvensional vs Digital

 

Sebelum membahas mengenai software procurement dan pengadaan barang secara digital, Anda perlu mengenal terlebih dahulu procurement itu sendiri. Ini merupakan proses pembelian barang yang dibutuhkan untuk bisnis sebuah perusahaan. Proses procurement sendiri terdiri atas berbagai bagian seperti pemesanan, pemilihan vendor, transaksi pembayaran, kontrak hingga sampai urusan refund.

 

Jika semua proses ini dilakukan secara manual, tentunya procurement membutuhkan koordinasi dari para pekerja atau karyawan. Divisi procurement harus mengurus dan merekap semua berkas yang dibutuhkan. Beberapa jenis procurement yang dibutuhkan antara lain purchase order, surat kontrak, surat penerimaan barang hingga invoice. Inilah yang menjadi faktor kelemahan dari procurement konvensional.

 

Dokumen pendukung yang Anda butuhkan cukup banyak. Belum lagi ada risiko pemesanan yang berulang hingga data inventaris yang kurang akurat karena kesalahan input. Padahal proses procurement harus diawasi dengan tepat supaya bisa membantu perusahaan lebih efisien dan juga efektif. Lalu bagaimana dengan e-procurement?

 

Sesuai dengan namanya, nantinya semua proses akan menggunakan software procurement. Di dalamnya akan membantu divisi tersebut melakukan proses procurement. Pemakaian kertas untuk dokumen sudah tidak banyak lagi dipakai. Prosesnya juga cenderung cepat dan tidak akan banyak terjadi kesalahan.

 

Jenis E-Procurement yang Umum Terjadi

 

Pastinya Anda akan membutuhkan e-procurement untuk kemudahan proses bisnis dan pastinya membuat Anda lebih bisa menghemat dari segi waktu dan biaya. Apalagi e-procurement memiliki dua jenis yang dapat membantu perusahaan.

 

1.e-Tendering

Jenis pertama adalah metode pemilihan penyedia barang atau jasa yang dilakukan secara terbuka dan bisa diikuti oleh semua penyedia yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik. Penyedia bisa menyampaikan penawaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

 

2.e-Catalogue

 

Sesuai dengan namanya, ini merupakan katalog elektronik yang memuat daftar jenis, harga barang hingga spesifikasi teknis yang disiapkan oleh para vendor. Dengan demikian, Anda bisa dengan mudah melihat dan menyeleksi mana yang sesuai kebutuhan. Proses pembelian pun bisa dilakukan secara digital atau dikenal dengan e-purchasing.

 

 

 

 

 

 

Leave a Comment